Styr din tid, dame!

Skrevet af: Josefine Lykke 

Hvis du ikke allerede er bekendt med Eisenhower-modellen (den med ”haster-haster ikke”), kunne de næste fem minutter meget vel ændre dit liv til det bedre. Ikke meget. Men en smule. Hvis du allerede kender den, har du måske lyst til at bruge fem minutter på at genopfriske, hvad et godt opgavestyringsværktøj betyder for din arbejdsdag. Uanset om det foregår på læsesalen, i laboratoriet eller ved (hjemme)arbejdspladsen.

Vi kender det alle sammen. Pludselig har overspringshandlingerne og cafébesøgene trængt os op i en krog, hvor der ikke er nogen konstruktiv udvej på noget som helst. Opgaverne står i kø og SKAL bare laves NU (!), og resultatet bliver sjældent, som man i første omgang havde ønsket.

Jeg er selv lige kommet ud på den anden side af en hård eksamensperiode. Kandidatprojekt, du er en led kælling, og jeg ved ikke rigtig, om vi nogensinde bliver gode venner. Anyway…

Det tog mig flere måneder, før jeg opdagede, at en veltilrettelagt arbejdsdag er langt mere effektiv for både min opgave og mit sociale liv end den evigt dårlige samvittighed, som overtager ens sunde fornuft og lægger sig som en klam hånd om hjertet, der bare banker og banker og banker… ÅH!

 

Eisenhower to the rescue

Heldigvis fortalte min kloge mor mig om et opgavestyringsværktøj, som hun bruger i sin dagligdag som leder henne i det offentlige. Eisenhower-modellen, som den hedder, prioriterer opgaver efter kriterierne haster, haster-ikke og vigtigt, ikke-vigtigt i en matrix.

Matrixen kan bruges på alle former for opgaver. Det være sig et projekt, en arbejdsopgave, et liv etc. Det vigtigste er at holde sig for øje, at opgaverne prioriteres i forhold til et specifikt mål.

De vigtige opgaver, som haster, skal i sagens natur laves først. Men det er også ofte disse opgaver, som på grund af tidspresset, gør os stressede, og gør at vi præsterer dårligere end ellers. Derfor skal disse opgaver, som modellen kalder A-opgaver, gerne holdes på et minimum svarende til max. 20% af din arbejdsdag.

De ikke-vigtige opgaver, som haster, er røvsyge nødvendigheder. Som at gå til lægen og få fornyet sin recept på p-piller eller besvare uventede telefonopkald etc. Disse opgaver, C-opgaverne, gør intet godt for målet med din arbejdsdag og skal derfor også holdes på et minimum. Igen max. 20 %.

De ikke-vigtige opgaver, som ikke haster, er det, vi kender som overspringshandlinger. Facebook, trendsales, politiken.dk, facebook, netbank (det skal jo gøres på et eller andet tidspunkt), postkort, opvask, tøjvask, facebook, kaffe – you name it! Listen over D-opgaver er lang. Alt for lang. Drop det. Det er ikke vigtigt i forhold til dit mål. Hvis du mener, det er vigtigt for dig personligt så gem listen over D-opgaver og ”løs” dem fra sofaen, når du kommer hjem.

 

tiddstyring

 

B-opgaver er din bedste ven

Og nu kommer vi så til pointen. For der er selvfølgelig en gruppe opgaver, udover A-, C- og D-opgaver, som rent faktisk gavner og flytter dit projekt. Det er de såkaldte B-opgaver. Opgaver, som er vigtige, men som ikke haster. Dem skal du gerne bruge langt størstedelen af din tid på. Det kan være research til en opgave (som ikke skal afleveres i morgen), undervisning, (efter)uddannelse, opdatering af CV/hjemmeside, produktudvikling, netværk, træning etc.

Det siger sig selv, at alle vigtige opgaver er B-opgaver, ind til planlægningen bider dig i røven og gør opgaverne til A-opgaver, fordi de ikke er blevet løst i god tid. Derfor er én af de vigtigste B-opgaver, som man bør starte hver eneste dag med, planlægning og strategi.

Bruger du det første kvarter af din arbejdsdag på at danne dig et overblik over dagens mål og de opgaver, der skal løses, for at mål(ene) kan nås, er du allerede nået langt som ’projektleder’ i projekt ’min arbejdsdag/dagligdag/studiedag’. Hvis du så oven i købet formår at sætte dig nogle realistiske mål og overholde dine planer, vil du formentlig opleve, at du får meget mere overskud til alle de andre ting i livet, udover arbejde, som er så fede.

Jeg siger ikke, at det er nemt. Og det kræver en vis portion selvdisciplin at sætte sig nogle realistiske mål for dagen. Og at turde justere forventningerne ned, hvis man oplever, at den plan, man har lagt, er uholdbar.

Men det er fedt at forsøge. Og hvis ikke det virker i dag, kan du jo give det et nyt forsøg igen i morgen?!

Du kan læse mere om Eisenhower-modellen her  og her og her. En billedsøgning på ”urgent + important” giver også et hav af eksempler og illustrationer.

 

Bonusinfo: Hvorfor hedder det Eisenhower-modellen?

Jo. Den såkaldte Eisenhower-model blev “opfundet”, da General Eisenhower skulle planlægge den afgørende og storstilede, allierede invasion af Normandiet på D-dagen i 1944. Der var tusindvis af opgaver, der skulle prioriteres og planlægges, og blev en eneste opgave tabt på gulvet, kunne det i værste fald betyde total fiasko for angrebet, og at endnu flere menneskeliv ville gå tabt under invasionen.

Derfor var Eisenhower og hans stab nødt til at prioritere hver enkelt opgave meget nøje i forhold til dens vigtighed for invasionens succes. Og til det formål opfandt han (eller en praktikant – hvem ved?) en meget simpel model, der fik navn efter Eisenhower og sidenhen har dannet grundlag for alverdens management-firmaers undervisning i opgavestyring.

Kilde

 

1 Comment

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *